Cair na malha fiscal pode ser um grande problema para pequenas empresas, resultando em multas, restrições e, até mesmo, em problemas jurídicos. Para evitar dores de cabeça, é essencial manter uma boa organização financeira e seguir algumas práticas contábeis fundamentais. Aqui estão cinco dicas para manter sua empresa longe da malha fiscal:

1. Manter os registros contábeis organizados e atualizados é essencial. Registrar todas as receitas, despesas e impostos pagos garante que sua empresa esteja em conformidade com a legislação. A contabilidade da empresa entrega diversas obrigações acessórias (DCTF, ECF, SPED Contábil) sobre os dados da empresa, o Fisco pode cruzar esses dados e verificar se as receitas e despesas batem com os lançamentos contábeis.

2. Um dos principais motivos que levam empresas à malha fiscal são divergências entre as informações prestadas à Receita Federal. Certifique-se de que os dados declarados no Simples Nacional, notas fiscais e movimentações bancárias estejam alinhados e sem inconsistências. Por exemplo, se o Fisco identificar que a declaração dos recebimentos no cartão de crédito não bate com o relatório do PGDAS-D (Simples Nacional), a empresa será notificada a prestar esclarecimentos.

3. A Receita Federal cruza dados de vendas e receitas declaradas. Não emitir notas fiscais pode gerar suspeitas e levar a autuações. Além disso, lembre-se de que o uso correto do CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) é essencial para evitar irregularidades. Os dados das notas fiscais eletrônicas são comparados com os valores declarados no PGDAS-D, na EFD-ICMS/IPI ou EFD-Contribuições, dependendo do regime tributário. Diferenças nesses valores podem indicar sonegação.

4. Empresários que não fazem retiradas de pró-labore e apenas distribuem lucros sem considerar a realidade financeira da empresa podem levantar suspeitas. O ideal é equilibrar essas retiradas e garantir que a empresa tenha lucros suficientes para justificar a distribuição. A Receita cruza os valores informados na DIRF, ECF, Defis com a contabilidade. Se não houver pró-labore declarado e, mesmo assim, houver distribuição de lucros em uma empresa sem lucro contábil apurado, isso pode ser considerado tentativa de disfarce de remuneração.

5. Misturar despesas pessoais com as da empresa pode levantar suspeitas e comprometer a integridade da pessoa jurídica. Mantenha contas bancárias separadas e registre corretamente todos os fluxos de entrada e saída de dinheiro. Caso haja confusão entre os patrimônios, a Receita Federal pode aplicar a teoria da desconsideração da personalidade jurídica, prevista no art. 50 do Código Civil, responsabilizando diretamente os sócios pelos débitos tributários da empresa. O fisco também pode perceber movimentações financeiras elevadas na conta da empresa que não estão compatíveis com o faturamento declarado e investigar possíveis omissões de receitas.

Manter-se longe da malha fiscal exige disciplina e um bom planejamento financeiro. Seguindo essas cinco dicas, sua pequena empresa pode operar com mais segurança e evitar problemas com o Fisco.